v4.3

You can now provide your clients (i.e. wind farm owner-operators) with user accounts that let them plan maintenance using their own teams of technicians, letting you share your WPlanif calendar with your closest-collaborator organizations.

Reminder about the legacy Client & Client Plus roles

Historically, the Client and Client Plus user roles have been provided to wind farm owner-operator to grant them limited, read-only access to maintenance schedules. Here is a refresher about the access they provide.

Client user role

• Must be linked to a Client entity. This grants them access to all work sites associated with this Client entity.
• Has read-only access to:
  • Work site task calendars (i.e. wind farm maintenance schedules for the sites linked to the Client entity)
  • All task types
• Has no access to:
  • Assignee calendars (i.e. technician schedules are hidden)
  • Technician task assignments (i.e. tasks do not show which assignee was scheduled to do the work)
  • Any work site reminders (i.e. no access to deadlines, snag list items, etc.)
  • Advanced task information (i.e. task notes, order numbers & task restrictions for the optimizer - all are hidden)
  • Wind speed & power production forecasts
  • Fixed-price energy contract details (and related daily forecasts)
  • Site contract details (i.e. no access to site risk levels, guarantee & aggregation types)

Client Plus user role

Has the same permissions as the Client role, except that the Client Plus role is granted access to:

• Wind speed forecasts

In summary, Client-style user accounts have had very limited access so far.

Introducing the new Client Self-Maintainer roles

These new user account roles were developed to grant access to site owner-operators that your organization has a close cooperation aggrement with. These clients can now schedule their own technician maintenance work on shared work sites.

The basics: creating a new Assignee Group for your client's technicians

You should start by creating some Assignees (i.e. technicians that belong to your client's owner-operator organization) and then link them to an Assignee Group. This group will be the "self-maintenance" team.

Note that some in-house technicians from your own organization (not just the client's own techs) can be assigned to this team. This way, you can share technicians with you client-collaborator - who will be able to anticipate sheduling conflicts.

New role #1: Client Self-Maintainer - Team Leader

This role will be linked to users in the client owner-operator organization that will be responsible for creating the self-maintenance schedules.

Start by creating a new user account, then link it to two roles :

1. Client Self-Maintainer - Team Leader with a link to the new team of owner-operator technicians
2. A regular Client role linked to the Client entity (just like you would for legacy read-only Client users)

Through the Client Self-Maintainer - Team Leader role, the user is granted the following access:

• Has access to:
  • Work site and assignee task calendars (i.e. all schedules linked to the client's dedicated Assignee Group)
  • Work site reminders
  • Write a specific subset of task types and reminders types dedicated to self-maintenance
  • Read all task and reminder types
  • Advanced task information (i.e. task notes, order numbers & task restrictions for the optimizer)
  • Wind speed & power production forecasts
  • Fixed-price energy contract details (and related daily forecasts)
• No access to:
  • Read global assignments (i.e. work scheduled on work sites outside the purview of the client's Assignee Group will never be visible)
  • Write external assignments (i.e. no creating of tasks in the External Assignee/subcontractor schedules)
  • Site contract details (i.e. no access to site risk levels, guarantee & aggregation types)

Thus, a Client Self-Maintainer - Team Leader user can create tasks but will be limited to a subset of task type as follows:

Note that this set of task types can be re-configured following your organization's needs. Please contact info@wpred.com for support.

New role #2: Client Self-Maintainer - Assignee

This alternate type of user role can be used to grant read-only access to the owner-operator's tech schedules

To create such an account, follow a similar setup as outlined above:

The Client Self-Maintainer - Assignee profiles have similar access as the Client Self-Maintainer - Team Leader except that they are restricted to:

• Read-only access, no write permissions
• No access to power production or financial forecasts (wind speed forecasts only)

Permissions warning when write access is limited

If you are ever curious as to why you are not permitted to edit a task, please take a look at the top right of the form for a clue:

Other changes with v4.3

Improved behaviors:

• External Assignees are now listed as the last group in the Assignee selection dropdowns
• Larger notes can be shown in the task tooltips, and return-to-line characters are properly rendered in the tooltip
• No need to force a User to logout and login again when you change their roles & permissions - or when you add a new Work Site (a page refresh is all that is required)
• Cursor icons have been improved to give clearer feedback when dragging is enabled
• The search interface now returns a set of results that lines up better with what is currently visible in the calendars for the same date range (esp. with respect to siteless tasks, tasks assigned to External Assignees and global assignements that take place on work sites outside the typical purview of the currently selected team)
• The PDF export of search results has been re-organized to make the link between Assignee Groups and their tasks more obvious. Siteless tasks are now listed in a table below the site-linked tasks.

Bug fixes:

• External Assignees calendars now show all tasks linked to Work Sites within the purview of the currently selected Assignee Groups. They used to be shown only in the work site calendars and remain hidden from the External Assignees calendars unless they were linked to a team member from one of the currently selected Assignee Groups.
• When updating the Work Site or the Assignee Group linked with a task, sometime the task would stay visible in the wrong calendars for a period of time for other users.
• Clicking directly on a Work Site or Assignee calendar to create a task was not guaranteed to take into account the parent filter Assignee Group context, leading to tasks being created with an surprising Team / Assignee Group selection

Thank you for your continued trust and support. Please don't hesistate to write to info@wpred.com with your feedback, questions and training requests.

v4.2

Wind farm service contract details can now be added to work sites.

This is meant to enhance WPred's financial forecast emails and to bring better awareness of your service team's risk exposure on a site-by-site basis.

Here is a summary of the improvements:

• A choice of three types of contractual guarantees can be configured on a work site:
  1. Time-based availability guarantees
  2. Production-based availability guarantees
  3. No guarantees
• A work site can be flagged as being under a power aggregation agreement
• The current risk level of the service contract can be updated from time to time, letting you keep the entire service team aware of their ongoing contractual commitment. Three levels are available:
  1. High risk
  2. Medium risk
  3. Low risk

A site's contractual details can be modified from its administration page:

These new fields can also be quickly updated right from the list of work sites:

Tip: Remember to analyze and update your work sites' risk level on a regular basis.

All this information is surfaced to the calendar interface when you hover over each work site calendar:

Notes:

• The permissions to view site contracts are restricted. They are only visible to the following user roles:
  • Assignee, Team Leader, Team Manager, Dispatcher
  • i.e. the Client and Client Plus user accounts cannot view contract guarantees, aggregation type or risk levels
• High-risk contracts are always shown with a red badge next to the site name

Finally, all of this information can be shared with your stakeholders through WPred's financial forecast emails:

Happy risk-based planning, everyone!

v4.3

Vous pouvez maintenant fournir à vos clients (i.e. les propriétaires de parcs éoliens) des comptes utilisateurs qui leur permettent de planifier eux-mêmes leurs opérations de maintenance avec leur propres équipes de techniciens. Vous êtes donc maintenant en mesure de partager votre calendrier WPlanif avec les organisations avec lesquelles vous avez un lien de collaboration privilégié.

Rappel sur les anciens rôles Client & Client Plus

Historiquement, les rôles d'utilisateurs Client et Client Plus ont été fournis aux propriétaires/exploitants de parcs pour leur donner un accès limité, en lecture seul aux horaires d'entretien. Voici un rappel sur leur fonctionnement :

Rôle Client

• Doit être relié à une entité Client. Ceci lui donne accès à tous les sites de travail associés à cette entité Client.
• Ses accès en lecture-seule :
  • Les calendriers de tâches (i.e. les horaires d'entretien pour tous les parcs éoliens reliés à l'entité Client)
  • Tous les types de tâches
• Aucun accès pour les :
  • Calendriers d'intervenants (i.e. les horaires de techniciens sont cachés)
  • Liens entre tâches et techniciens (i.e. les tâches d'entretien ne montrent pas qui leur a été assigné)
  • Rappels (i.e. aucun accès aux dates limites de fin de garantie, items de snag list, etc.)
  • Informations avancées sur les tâches (i.e. les notes, numéros de bons de commande & restrictions pour l'optimisateur - tous sont cachés)
  • Prévisions de vitesse de vent et production
  • Prix fixes de l'énergie (et les prévisions quotidiennes associées)
  • Détails de contrat du site (i.e. aucun accès à niveau de risque, types de garantie & agrégation)

Rôle Client Plus

Possède les mêmes permissions que les rôle Client, sauf que le rôle Client Plus a en plus accès aux :

• Prévisions de vitesse de vent

En résumé, à ce jour, les comptes utilisateurs de type Client ont toujours eu des accès plutôt restreints.

Présentation des nouveaux rôles pour l'auto-maintenance (Client Self-Maintainer)

Ces nouveaux types de rôles d'utilisateurs ont été développés pour donner accès aux propritétaires/exploitants de parcs avec qui votre organisation veut collaborer étroitement. Ces clients peuvent bâtir des horaires de techniciens et planifier du travail d'entretien sur des sites partagés avec vous.

La base : créer un nouveau Groupe d'Intervenants pour les techniciens de votre client

Commencez par créer des nouveaux Intervenants (i.e. des techniciens qui appartiennent à l'organisation de votre client propriétaire de parc) et ensuite les relier à un Groupe d'Intervenants. Ce groupe sera une équipe "d'auto-maintenance" (i.e. "self-maintenance", en anglais).

Notez que vos propres techniciens (pas seulement ceux de votre client) peuvent être assignés à cette équipe. De cette manière, vous pouvez partager l'horaire de vos techniciens avec votre collaborateur-client - qui pourra ensuite bien gérer les conflits d'horaires avec vous.

Nouveau rôle #1: Client Self-Maintainer - Team Leader

Ce rôle peut être relié aux comptes d'utilisateurs d'individus qui seront responsables de la création d'horaires d'auto-maintenance.

Commencez par créer un nouveau compte d'utilisateur, ensuite reliez-le à deux rôles :

1. Client Self-Maintainer - Team Leader avec un lien avec la nouvelle équipe d'auto-maintenance
2. Un rôle Client standard relié à l'entité Client (comme vous le feriez pour les anciens compte Client limités en lecture-seule)

Avec son rôle Client Self-Maintainer - Team Leader, l'utilisateur obtient les accès suivants :

• Possède des accès pour :
  • Les calendriers de sites de travail et de techniciens (i.e. tous les horaires reliés au Groupe d'Intervenants d'auto-maitenance)
  • Les rappels
  • Créer et modifier un sous-ensemble de types de tâches de de rappels dédiés à l'auto-maitenance
  • Consulter tous les types de tâches et de rappels
  • Voir toutes les informations avancées des tâches (i.e. les notes, numéros de bon de commande, les restrictions de tâches pour l'optimisateur)
  • Les prévisions de vitesse de vent et de production
  • Les prix fixes de l'énergie (et les prévisions quotidiennes associées)
• Aucun accès pour:
  • Consulter les assignations globales (i.e. aucune visibilité sur les travaux reliés à des sites de travail autre que ceux reliés au Groupe d'Intervenant du client)
  • Créer des tâches dans les calendriers d'Intervenants Externes (i.e. les horaires de sous-contracteurs peuvent être consultés mais pas modifiés)
  • Les détails de contrat du site (i.e. aucun accès à niveau de risque, types de garantie & agrégation)

Ainsi, les utilisateurs avec le rôle Client Self-Maintainer - Team Leader peuvent créer des tâche mais seront limités aux types de tâches suivants :

Notez que cette liste de types de tâche peut être re-configurée suivant les besoin de votre organisation. S'il-vous-plaît, contactez info@wpred.com pour obtenir notre aide.

Nouveau rôle #2: Client Self-Maintainer - Assignee

Ce deuxième rôle sert à donner accès en lecture-seule aux horaires de techniciens de l'équipe d'auto-maintenance.

Pour créer ce compte, suivez une configuration similaire à celui décrit plus haut :

Les utilisateurs avec le rôle Client Self-Maintainer - Assignee ont des accès similaire aux utilisateurs Client Self-Maintainer - Team Leader - sauf qu'ils sont restreints :

• Accès en lecture seulement, aucune permission en écriture
• Aucun accès aux prévisions de production ou financières (prévisions de vitesse de vent seulement)

Avertissement lorsque les permissions sont insuffisantes

Si vous êtes curieux de savoir pourquoi vous êtes bloqués dans la modification d'une tâche, s'il-vous-plaît référez vous au message en haut à droite du formulaire :

Autres changements pour v4.3

Comportements améliorés :

• Les Intervenants Externes apparaissent maintenant en fin de liste dans le menu de sélection des Intervenants
• Des notes plus longues peuvent apparaître dans les info-bulles de tâches et les caractères de fin de ligne s'affiche correctement
• Il n'est plus nécessessaire de forcer un utilisateur à se déconnecter puis se reconnecter pour que ses permissions ou nouveau rôles soient mis à jour (un rafraîchissement de la page est suffisant)
• Les icônes de pointeur de souris sont améliorés pour donner un meilleur feedback lors des opérations "drag-and-drop"
• L'interface de recherche retourne désormais un ensemble de tâches qui correspond davantage à ce qui est visible sur les calendrier pour la même plage de dates (notamment, pour ce qui est des tâches hors-site, tâches avec intervenants externes et interventions globales de techniciens visibles sur sites hors du domaine habituel des sites présentements sélectionnés).
• L'export des résultats de recherche en PDF a été ré-organisé pour que l'association des tâches avec leur Groupe d'Intervenant soit visible. Les tâches hors-site sont désormais affichées dans un tableau plus bas que les interventions sur-site.

Correctifs :

• Les calendriers d'Intervenants Externes montrent maintenant toutes les tâches reliées au Sites reliés au Groupe(s) d'Intervenant(s) présentement sélectionné(s) dans les filtres. Précédemment, ces tâches apparaissaient seulement si elles étaients aussi reliées à un Intervenant parmis ceux activés dans les filtres.
• Lorsqu'on modifie le Site ou le Groupe d'Intervenants d'une tâche, parfois la tâche demeurait visible dans les mauvais calendriers pour d'autres utilisateurs.
• En cliquant directement dans le calendrier d'un Site ou d'un Intervenants, le Groupe d'Intervenant parent dans le contexte des filtres n'était pas toujours automatiquement relié à la tâche, ce qui menait à des comportements surprenants.

Merci pour votre confiance et votre support. S'il-vous-plaît, n'hésitez pas à nous écrire sur info@wpred.com avec vos impression, questions and demandes de formation.

v4.2

Les parcs éoliens peuvent maintenant être renseignés avec les détails de leur contract de service.

Ceci permet de bonifier les courriels de prévisions financières de WPred et d'éveiller votre équipe de service aux risques contractuels sur chaque parc éolien.

Voici un résumé des améliorations :

• Un choix de trois types de garanties peut être ajusté sur chaque site de travail :
  1. Disponibilité temporelle garantie
  2. Production garantie
  3. Aucune garantie
• Un parc éolien peut être distingué s'il suit une entente contractuelle d'agrégation
• Le niveau de risque actuel du contrat de service peut être mis à jour sur une base régulière, permettant à votre équipe de service d'être à l'affut de leurs obligations contractuelles. Trois niveaux sont disponibles :
  1. Risque élevé
  2. Risque modéré
  3. Peu de risque

Les détails du contrat de service d'un parc peuvent être modifiés via son formulaire d'administration :

Ces nouveaux champs peuvent également être modifiés rapidement à partir de la liste des sites :

Rappel: N'oubliez pas d'analyser et de mettre à jour régulièrement le niveau de risque de vos contrats de maintenance.

Toute cette information se retrouve dans l'interface principale lorsqu'on survole le calendrier d'un parc :

Notes:

• Les permissions de visionnement des détails de contrats sont restreintes. Ces informations ne sont visible que pour les rôles-utilisateurs suivants :
  • Assignee, Team Leader, Team Manager, Dispatcher
  • i.e. les utilisateurs ayant les rôles Client ou Client Plus ne peuvent pas voir les types de garanties, l'état d'agrégation ou les niveaux de risque
• Les contrats à risque élevé sont toujours visibles avec une étiquette rouge à côté du nom du site

Finalement, toute cette information peut être partagés avec vos équipes grâce aux courriels de prévisions financières de WPred :

Bonne planification basée sur les risques à tou(te)s !